Quizás la aplicación más utilizada del mundo, junto al Internet Explorer y el Reproductor de Windows Media, sea Microsoft Word. A diferencia de los dos primeros, que constantemente son criticados -con razón- y tienen alternativas muy potentes, el más exitoso de Microsoft Office mantiene su liderazgo en el mercado de los procesadores de texto debido al número de prestaciones. Hace pocos meses, esta brecha ha aumentado por el lanzamiento de Microsoft Office 2007, que ha aventajado a todos los competidores tanto en robustez como en usabilidad. Es una ley que, para las nuevas versiones de los productos de Microsoft, aumenten los requerimientos de hardware; pero aún así vale la pena aprovechar lo que nos brinda este nuevo gigante, desde el menú de formato emergente hasta los esquemas XML.
Con lo primero que se enfrentan los usuarios del Office 2007 es con los problemas de compatibilidad. Si antes podíamos ver documentos en todas las versiones posteriores a la de 1997, ahora nos han puesto un poco más dificil las cosas, a costa del notable incremento de la calidad de los documentos generados con formato DocX. Nos molestamos cuando este nuevo formato de Word no es capaz de visualizarse en versiones anteriores, sin embargo, podemos precindir de las nuevas funciones y activar el modo de compatibilidad, guardando el documento actual como Word 97/2003. También puede ser guardado con formato Microsoft Office Open XML o, instalando un complemento adicional, exportado a PDF o XPS.
En caso de que estemos editando múltiples documentos, el antiguo menú Archivo nos brinda la posibilidad de mostrarnos opciones comunes a todos si presionamos la tecla Shift mientras hacemos clic en él. Aparecerán automáticamente los comandos Guardar todo y Cerrar todo. En Word 2007 debemos incluir este comando en la barra de herramientas de acceso rápido. Para tener dos documentos desplegados en pantalla al mismo tiempo podemos, dentro del menú Ventana, ejecutar el comando Comparar en paralelo y luego, en la barra de herramientas emergente, seleccionar la opción desplazamiento sincrónico, según se necesite. En la última versión esta opción se encuentra ubicada en el grupo Ventana de la ficha Vista. Si queremos, sin embargo, trabajar con diferentes páginas de un mismo documento, recurrimos, en vez de a la barra de desplazamiento vertical, al separador que se encuentra encima de ella, arrastrándolo hacia abajo. Para desplazarse al principio o al final de ese documento presionamos Ctrl + Inicio y Ctrl + Final, respectivamente.
Es posible que usted desee guardar un registro de anotaciones. Para ello puede insertar la fecha y la hora del sistema en la posición que usted desee haciendo clic en el menú Insertar o en el grupo Texto de la ficha Insertar. Se puede, incluso, permitir que cada vez que se abra el documento se actualice dicho dato con sólo activar la casilla Actualizar automáticamente. De todos modos, es recomendable realizar apuntes en OneNote, disponible desde el paquete de Office lanzado en el año 2003.
Aquellos usuarios que deseen posicionar minuciosamente los elementos gráficos o textuales, pueden hacer clic sobre la regla con ambos botones del ratón a la vez para ubicar las tabulaciones con precisión. Si lo que se desea es seleccionar elementos no continuos, puede recurrirse a la tecla Ctrl, o a la tecla Alt para realizar una selección vertical.
En fin, para lograr que nuestra experiencia en una aplicación ofimática con tantos recursos no sea lenta y agobiante, frecuentemente se deben conocer nuevas técnicas para agilizar el trabajo. Algo que de seguro aportaría más rapidez a los tareas rutinarias son las macro, que automatizan acciones predefinidas mediante el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, aunque eso ya es parte de un flujo de bytes que se ubicará en otro número de la revista.
Para saber más...
- Microsoft Office Word Home Page
- Microsoft Word in Wikipedia
- Microsoft Word en Wikipedia
- A History of the Personal Computer: The People and the Technology (Chapter 12: "Microsoft in the 1980's")
- Elegir un programa para escribir un documento
- Comparison of word processors
- Descargar alternativas open source a Microsoft Word
- Descargar la versión gratuita de Microsoft Word 5.5 para MS-DOS
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